UMOWA O WSPÓŁPRACY W ZAKRESIE HANDLU I SERWISU
nr ......................
Zawarta w dniu ___ - ___ 2023 r. w ............................... pomiędzy firmą:
EGO Sp. z o.o.
z siedzibą w Rzeszowie, ul.Krakowska 330,
zwaną dalej Dystrybutorem (będącym jednocześnie wyłącznym Dystrybutorem na terenie Polski i UE urządzeń grzewczych
w postaci kotłów pelletowych 2 funkcyjnych CO i CWU Herkules firmy Voox),
reprezentowaną przez:
Krzysztofa Kowalskiego
a firmą:
z siedzibą w: ................................................................................
zwaną dalej Dealerem, reprezentowaną przez:
1. .....................................................
2. .....................................................
Umowa niniejsza określa zasady współpracy stron, przy realizacji przez Dealera sprzedaży towarów pochodzących z firmy “ Voox ”, zwanej w dalszej części Dystrybutorem, oraz związaną z tym: działalnością promocyjną, rozliczeniami finansowymi między stronami, oraz zasadami wykonywania i rozliczania montażu, serwisu i innych towarów dostarczanych przez Dystrybutora.
DEFINICJA PRODUKTU:
“Produkty” oznaczają wszystkie urządzenia, materiały eksploatacyjne, oprogramowanie, oraz wyposażenie dodatkowe, zakupione przez Dealera u Dystrybutora, a pochodzące od Producenta i firm współpracujących z Producentem.
I. WSPÓŁPRACA HANDLOWA
§1
1. W ramach niniejszej umowy Dystrybutor upoważnia Dealera do odsprzedaży odbiorcom końcowym produktów a w szczególności: kotłów peletowych 2 funkcyjnych CO i CWU Herkules, wyposażenia dodatkowego w postaci hydrauliki dedykowanej do kotłów Herkules współpracującymi z tymi kotłami peletowymi, materiałów eksploatacyjnych oraz oprogramowania, kupowanych przez Dealera u Dystrybutora, oraz do prowadzenia w imieniu Producenta i Dystrybutora, związanej z tym działalności promocyjno-reklamowej. Zakres asortymentowy towarów oferowanych przez Producenta i Dystrybutora jest zawarty w cenniku produktów zwyczajowo aktualizowanym co miesiąc przez Producenta.
2. Dostarczone Dealerowi przez Dystrybutora kotły pelletowe Producenta objęte są 36-to miesięczną gwarancją liczoną od dnia dostarczenia sprzętu do Odbiorcy Końcowego. Udzielona gwarancja nie będzie jednak dłuższa niż 38 miesięcy od momentu dostawy sprzętu do Dealera.
3. Dealer zobowiązany jest do właściwej i terminowej obsługi Odbiorcy Końcowego, - prowadzenie szkolenia, instalacji i wdrożenia produktu Producenta u Odbiorcy Końcowego. Dystrybutor zastrzega sobie prawo określenia standardu obsługi serwisowej i handlowej. Dealer zobowiązany jest do zachowania standardu obsługi serwisowej i handlowej, określonych jednostronnie przez Dystrybutora.
§2
Dealer ma obowiązek udokumentować każdą zmianę odzwierciedlającą stan firmy w zakresie działalności gospodarczej, tj. przedstawić aktualne wyciągi z rejestru handlowego, wypisy z ewidencji działalności gospodarczej i zawiadomić Dystrybutora o każdej zmianie w tym zakresie.
§ 3
1. Sprzedaż kotłów peletowych, wyposażenia dodatkowego, materiałów eksploatacyjnych oraz oprogramowania Odbiorcom Końcowym, będzie się odbywać według cen sugerowanych przez Dystrybutora.
2. Producent i Dystrybutor ma prawo jednostronnego ustalania: cen produktów, systemu rabatowego, terminów i formy płatności, także w formie zwyczajowo przesyłanych numerowanych informacji handlowych.
3. W przypadku zmiany cen Dystrybutor przesyła Dealerowi z wyprzedzeniem przynajmniej 14-to dniowym od daty wprowadzenia nowych cen informacje o zmianach cen wraz z aktualnym cennikiem.
4. W przypadku zmian systemu rabatowego i terminów płatności Dystrybutor przesyła Dealerowi nowy system rabatowy ujęty w Załączniku nr 1 z wyprzedzeniem, co najmniej 14-to dniowym od daty wprowadzenia nowego systemu rabatowego i ewentualnie nowych terminów płatności.
5. Przesłany Dealerowi załącznik określa datę, od której obowiązują nowe ceny, nowy system rabatowy. Z tym dniem przestają obowiązywać stare ceny, system rabatowy ujęty we wcześniejszych załącznikach do umowy.
§ 4
1. Dealer powinien składać do 20 dnia każdego miesiąca plan zamówień na miesiąc następny. Wzór planu zamówień stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej umowy.
2. Przedłożony plan stanowi jedynie informację dla Producenta i Dystrybutora odnośnie potrzeb produkcyjnych i nie stanowi zobowiązania dla kupującego do zakupu, ani dla Dystrybutora do dostawy.
3. Dystrybutor zobowiązany jest do realizacji dostaw tylko w ramach własnych możliwości handlowych. W przypadku terminowego złożenia przez Dealera planu zamówień, ma on prawo pierwszeństwa w realizacji zamówień.
4. Dystrybutor zobowiązuje się do udzielenia Dealerowi rabatu od wartości dostarczonego sprzętu według cen netto Odbiorcy Końcowego.
Strukturę rabatów określa Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
§ 5
1. Dystrybutor zobowiązuje się dostarczać nieodpłatnie i odpłatnie Dealerowi materiały reklamowe i informacyjne - w ilościach będących przedmiotem osobnych ustaleń. W skład materiałów będą wchodzić foldery i cenniki sprzedawanych przez Dystrybutora kotłów pelletowych Herkules i hydruliki dedykowanej do tych kotłów pelletowych.
2. Dealer zobowiązuje się realizować założenia strategiczne Dystrybutora dotyczące polityki marketingowej m.in. działań dotyczących dystrybucji, reklamy, kształtowania wizerunku, public relations. Wyżej wymienione założenia będą przedstawione dealerowi w formie pisemnej jak i ustnej.
3. Dystrybutor zobowiązany jest natychmiastowo informować Dealera o zmianach, bądź nowych założeniach polityki marketingowej.
4. Dystrybutor może uczestniczyć w akcji promocyjnej Dealera na warunkach odrębnie ustalonych między stronami.
§ 6
1. Podstawą dostarczenia towaru jest złożenie przez Dealera pisemnego zamówienia na formularzu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej umowy, lub wypełniając formularz zamówienia na stronie internetowej www.voox.pl
2. Do obowiązków Dystrybutora należy między innymi: przygotowanie towaru zgodnie z warunkami zamówienia tj. w terminach i ilościach, a także zabezpieczenie odpowiedniej jakości towaru.
§ 7
Na Dealerze spoczywa obowiązek zaznajomienia Odbiorcy Końcowego o zasadach użytkowania kotła pelletowego Herkules i warunkach jego gwarancji:
1. Obsługa i konserwacja kotła
2. Poprawne uruchomienie i zatrzymanie pracy kotła peletowego Herkules.
3. Omówienie i przeprowadzenie szkolenia dotyczącego pracy kotła peletowego Herkules z Odbiorcą Koncowym(użytkownikiem).
4. Zapoznanie Odbiorcy Końcowego z instrukcją obsługi kotła peletowego Herkules .
5. Przeanalizowa waruków i terminów gwrancyjnych pieca peletowego Herkules.
5. Informacja na temat warunków gwarancyjnych palnika Venma Comfort S i o częstotliwości wykonywania serwisów gwarancyjnych palnika Venma Comfort S.
6. Informacja o używaniu i jakości tylko sprawdzonego pelletu certyfikowanego na klasę A1.
§ 8
1. Dealer zobowiązany jest potwierdzać odbiór towaru na dowodach WZ, lub listach przewozowych, oraz odbiór dokumentów rozliczeniowych.
2. Dokumentem rozliczeniowym między stronami za dostawę towaru jest faktura wystawiona przez Dystrybutora na Dealera, wynikająca z uzgodnionego zamówienia i dokumentacji wysyłkowej towaru uwzględniająca dokonaną przez klienta przedpłatą lub zapłatą. Zapłata faktury dokonywana będzie przez Dealera przelewem w terminie podanym na fakturze zgodnie z obowiązującymi ustaleniami i przepisami.
3. W przypadku braków ilościowych Dealer odnotowuje ten fakt na dowodzie odbioru tj. WZ, lub liście przewozowym i zgłasza natychmiast ( w ciągu 24-ch godzin) pisemną reklamację do Dystrybutora.
4. W przypadku nie dopełnienia obowiązku wynikającego z pkt. 3 reklamacje nie będą uwzględniane.
DEALER DYSTRYBUTOR
II. WSPÓŁPRACA SERWISOWA
§ 9
1. Strony na mocy art. 558 Kodeksu Cywilnego, wyłączają stosowanie rękojmi na produkty będące przedmiotem umowy.
2. Strony w stosunku do produktów, stosują tylko gwarancję Producenta, określoną niniejszą umową.
3. Producent udziela 36-to miesięcznej gwarancji na swoje Produkty. Okres gwarancji jest liczony od dnia sprzedaży Produktów przez Dealera.
4. Jeżeli czas od zakupu Produktu przez Dealera do daty sprzedaży produktu przekracza 1 miesiąc,
zobowiązania gwarancyjne za przekroczony termin obciążają Dealera.
5. W przypadku gdyby wada produktu została ujawniona przed sprzedażą Odbiorcy Końcowemu i nie wynikała z winy Dealera, Dystrybutor wymieni produkt na wolny od wad, jeżeli:
5.1 Okres od dnia otrzymania Produktów do dnia pisemnego żądania wymiany na wolny od wad nie przekracza 30 dni.
5.2 W pozostałych przypadkach naprawa odbywać się będzie na warunkach i terminach określonych w karcie gwarancyjnej.
6. Z winy Dealera, odpowiedzialność wobec klienta ponosi Dealer.
§ 10
1. Dealer zobowiązuje się wykonywać usługi serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne wszystkich urządzeń sprzedanych przez Dystrybutora. Dealer jest w pełni odpowiedzialny za zorganizowanie i działanie własnego serwisu oraz odpowiada wobec Dystrybutora za jakość i terminowość wykonywanych napraw.
2. W przypadku niedotrzymania przez Dealera terminów napraw, o których mowa w § 9 punkcie 6 urządzenia będą wymieniane przez Dystrybutora na nowe, na koszt Dealera.
3. Do obowiązków Dealera należy montaż i serwis kotłów pelletowych:
3.1 Montaż, nie później niż w ciągu 7 dni od daty dostawy kotłów pelletowych lub hydrauliki od kotła Pelletowego Standard Herkules .
3.2 Prowadzenie ewidencji sprzedaży, montaży i serwisów kotłów pelletowych Herkules przekazywania tych danych Dystrybutorowi
w terminie do 5 dni po zakończeniu każdego miesiąca. Dane mają zostać przekazane drogą elektroniczną.
3.3 Wykonywanie napraw w okresie gwarancji, a po okresie gwarancyjnym za odpłatnością klienta (użytkownika kotła pelletowego).
3.4 Podejmowanie wykonywania napraw w terminie nie dłuższym niż 48 godzin od momentu dokonania zgłoszenia przez Odbiorcę Końcowego.
3.5 Udzielanie klientom niezbędnych informacji technicznych i użytkowych w celu zabezpieczenia właściwej eksploatacji kotłapelletowego gwarantujących możliwie bezawaryjne funkcjonowanie oraz informowanie o warunkach gwarancji.
3.6 Zgłaszanie Dystrybutorowi lub Producentowi w ramach tzw. Punktu Konsultacyjnego, na bieżąco wszelkich problemów i trudności, które mogą powstać przy realizacji napraw lub serwisów.
3.7 Odpłatne(płaci Odbiorca Końcowy) sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania każdego kotła pelletowego co 12 miesięcy przez okres trwania gwarancji 36- miesięcy.
3.8 Przeszkolenie Odbiorcy Końcowego z obsługi kotła peletowego Herkules.
3.9 Dealer zobowiązany jest prowadzić listę osób upoważnionych do wykonywania montaży i serwisów, oraz zgłaszać tę listę i jej każdorazowe zmiany Dystrybutorowi.
4. Dealer jest zobowiązany wyposażyć osoby wykonujące serwis w identyfikatory przekazane mu przez Dystrybutora.
5. Dealer jest zobowiązany wyposażyć swoich serwisantów w pieczątki imienne.
§11
Do obowiązków Dystrybutora należy:
1. Wpisanie Dealera na listę osób upoważnionych do sprzedaży i serwisu piecy pelletowych Herkules.
2. Zaopatrzenie Dealera w części zamienne i podzespoły do wykonywania napraw gwarancyjnych.
3. Wyposażenie serwisu Dealera w dokumentację techniczną, instrukcje serwisowe, cenniki części zamiennych na warunkach płatności ustalonych przez strony.
5. Terminowe realizowanie zamówień na części - podzespoły.
6. Informowanie na bieżąco Dealera o wszelkich zmianach w dokumentacji technicznej produktów.
§12
1. Zamówienia na części serwisowe należy kierować do Dystrybutora drogą elektroniczną (e-mail) z zastosowaniem indeksów używanych przez Dystrybutora. Dostawy części na zamówienie realizowane będą w terminie do 14 dni od wpływu pisemnego zamówienia drogą elektroniczną do Dystrybutora.
2. Za zamówione części, Dystrybutor wystawi fakturę, płatną przez Dealera w terminie wskazanym na fakturze.
3. Producent ustala zakres napraw, które powinien wykonać Dealer w ramach zobowiązań gwarancyjnych. Na użyte do zleconych montaży i napraw części Dystrybutor udzieli Dealerowi rabatu w wysokości 20 %.
4. Dealer zobowiązany jest do zakupu i posiadania zestawu części zamiennych do serwisowanych przez siebie pieców pelletowych Herkules, pozwalającego na skuteczne przeprowadzenie naprawy u klienta już przy pierwszej interwencji na zgłoszenie usterki. Asortyment części zamiennych, powinien być dostosowany do potrzeb Dealera, podyktowanych rodzajami serwisowanych pieców pelletowych.
5. Dealer zobowiązuje się prowadzić pełną dokumentację stanu i zużycia części zamiennych do napraw gwarancyjnych.
6. Części zużyte przez Dealera w ramach naprawy gwarancyjnej, wymieniane będą na nowe bezpłatnie, pod warunkiem przekazania do Dystrybutora części uszkodzonych, wraz z dołączonym wypełnionym i potwierdzonym przez klienta zleceniem naprawy.
7. Dealer zobowiązany jest do ustalenia zasadności zakwalifikowania naprawy za gwarancyjną, przyjmowanej od klientów. W przypadku uszkodzeń powstałych z winy użytkownika, a skierowanych jako gwarancyjne Dealer zostanie obciążony fakturą za naprawę.
§13
1. W ramach rabatu określonego Załącznikiem nr 1 udzielanego przy sprzedaży Produktów, Dealer zobowiązany jest do bezpłatnego w okresie pierwszych 12 -miesiącach twania gwarancji a po okresie gwarancji za odpłatnością klienta, serwisowania każdego sprzedanego przez soebie pieca pelletowego Producenta zakupionych od Dystrybutora.
2. W przypadku rezygnacji Dealera z serwisowania pieców pelletowych Herkules przed upływem okresu gwarancyjnego, z jakiegokolwiek powodu, Dealer zobowiązuje się do natychmiastowego pisemnego powiadomienia o tym fakcie Dystrybutora, oraz do zwrotu na rzecz Dystrybutora 5% z otrzymanego rabatu, uzyskanego przez Dealera przy zakupie Produktów. Zwrot nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Dystrybutora w ciągu 3 dni od daty otrzymania pisemnego powiadomienia przez Dealera.
3. W przypadku przekazania pieców pelletowych Herkules w okresie ich gwarancji do serwisowania innej firmie serwisowej na żądanie Dystrybutora (np. ze względu na pisemne życzenie klienta) Dealer zobowiązany jest zwrócić na rzecz Dystrybutora proporcjonalną do upływu okresu gwarancji część rabatu, o którym mowa w punkcie 2 niniejszego paragrafu, liczoną jako 1/12 rabatu przeznaczonego na prowadzenia serwisu, za każdy miesiąc pozostały do upływu terminu gwarancji. Zwrot nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Dystrybutora.
4. Serwisowi gwarancyjnemu nie podlega piec pelletowy Herkules z uszkodzeniami wynikłymi:
4.1 Z ich niewłaściwego użytkowania i niewłaściwie przeprowadzonych napraw np: z uszkodzeniami mechanicznymi,
4.2 Z wypadków losowych np. zalanie, przepięcie,
4.3 Z nieprawidłowego użytkowaniem lub braku odpowiedniej konserwacji (zgodnie z instrukcją obsługi),
4.4 W których dokonano samowolnych napraw lub przeróbek, lub użycia materiałów eksploatacyjnych(pellet) nie posiadających atestu producenta. W tego rodzaju przypadkach koszty naprawy pieca lub opragromowania ponosi klient( odbiorca końcowy) /użytkownik/.
5. Powyższe okoliczności stwierdza pracownik serwisu, a w przypadku zaistnienia rozbieżności, zarejestrowany ekspert na koszt klienta(odbiorcy końcowego).
6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego w zakresie gwarancji.
§14
1. Aby uzyskać prawo do prowadzenia serwisu Dealer musi posiadać zatrudnionych co najmniej 2 serwisantów, którzy uzyskają od Producenta uprawnienia do serwisowania jego produktów.
2. Producent i Dystrybutor udzielają uprawnień do serwisowania urządzeń na okres 12 miesięcy. Dealer zobowiązany jest do prowadzenia dokładnej ewidencji wszystkich serwisantów pracujących we własnej sieci serwisowej, oraz do przestrzegania okresów ważności uprawnień.
3. W terminie 14 dni przed wygaśnięciem uprawnień, Dealer zobowiązany jest przesłać do Dystrybutora wniosek o przedłużenie ważności uprawnień o kolejne 12 miesięcy.
4. Odnowienie uprawnień jest bezwarunkowe, nie wymaga spełnienia przez Dealera żadnych dodatkowych warunków a w szczególności prawo do odnowienia uprawnień nigdy nie może być determinowane wysokością zakupów zrealizowanych przez Dealera.
5. Odnowienie uprawnień to koszt ...... zł /netto / serwisant (zmiana ceny może nastąpić w oparciu o wskaźnik inflacji w poszczególnych latach, w których Dealer ubiegać się będzie o odnowienie uprawnień).
6. Nie przesłanie wniosku w określonym powyżej terminie jest równoznaczne z wygaśnięciem uprawnień i koniecznością ponownego egzaminu kwalifikacyjnego.
7. Dealer odpowiada za aktualizowanie wszelkich zmian w zatrudnieniu własnych serwisantów oraz z utworzonej własnej sieci serwisowej.
§ 15
1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
2. Każda ze stron ma prawo do rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia w stosunku do części handlowej.
3. Dealer zobowiązuje się wykonywać usługi serwisowe na zasadach określonych w tej umowie, w stosunku do nabytych od Dystrybutora Produktów, a następnie zbytych przez niego odbiorcom końcowym do czasu upływu gwarancji ostatniego sprzedanego urządzenia.
4. Dystrybutor może wypowiedzieć w trybie natychmiastowym umowę w części dotyczącej serwisu jedynie w przypadku nienależytego wywiązywania się Dealera z obowiązków prowadzenia serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego Produktów bądź rażącego zaniedbania względem nałożonych na niego obowiązków.
§ 16
1. Mimo rozwiązania umowy postanowienia w niej zawarte obowiązywać będą nadal odnośnie tych zobowiązań, które zostały zawarte w terminie jej ważności, a ich wykonanie nie zostało zakończone przed upływem terminu ważności, a w zakresie serwisu: do upływu okresu gwarancji na ostatnie sprzedane urządzenie odbiorcy końcowemu w okresie obowiązywania umowy.
2. W przypadku nie wykonania usług serwisowych w czasie określonym w pkt. 1 niniejszego paragrafu Dealer ma obowiązek zwrotu 5% rabatu zgodnie z § 13 ustęp 2 niniejszej umowy.
§ 17
Strony są zobowiązane do należytego i starannego wykonania wszystkich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy i ponoszą odpowiedzialność za skutki ich nie wykonania lub nienależytego wykonania na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie Cywilnym, oraz zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. Strony zobowiązują się do przestrzegania tajemnicy handlowej.
§ 18
Wszystkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.
§ 19
Sprawy sporne wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Sąd Polubowny - Arbitrażowy w Rzeszowie.
§ 20
Umowa niniejsza sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
DEALER DYSTRYBUTOR
